Unsere Beschaffungspolitik
Die Beschaffungspolitik und der Verhaltenskodex für Lieferanten umreißen das Ethos von Relocately, unsere Bestrebungen für die Art und Weise, wie unser Geschäft betrieben wird, und die Erwartungen, die wir an unsere Lieferanten und Partner haben. Es ist für unsere Geschäftsstrategie und unseren Erfolg von entscheidender Bedeutung, dass wir einen positiven Einfluss haben, wenn wir mit unseren Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und der breiteren Gesellschaft umgehen, wo und wann immer wir Geschäfte tätigen.
In diesem Sinne beschreibt die Beschaffungspolitik das Engagement des Unternehmens, sicherzustellen, dass alle Beschaffungsaktivitäten, die von Relocately durchgeführt werden, auf eine ehrliche, wettbewerbsfähige, faire und transparente Weise durchgeführt werden und dass die bestehenden Lieferanten angemessen kontinuierlich verwaltet werden.
Verständnis und Engagement
Relocately wird:
ein konsistentes Verständnis von Geschäftsethik in der Organisation auf allen Ebenen sicherstellen;
fortlaufend das Wissen über alle relevanten Gesetze und Vorschriften in den Ländern, in denen die Organisation tätig ist, entweder direkt oder indirekt, erweitern;
sich verpflichten, unethische Geschäftspraktiken einschließlich Bestechung, Betrug, Korruption und Menschenrechtsverletzungen wie moderne Sklaverei und Kinderarbeit zu beseitigen.
Ethische Praktiken
Relocately wird:
alle Geschäftsbeziehungen respektvoll, ehrlich und mit Integrität führen und vermeiden, anderen durch geschäftliche Entscheidungen Schaden zuzufügen;
alle Interessengruppen fair und unparteiisch behandeln, ohne Diskriminierung oder Begünstigung;
jegliche Geschäftspraktiken vermeiden, die den Beruf der Beschaffung in Misskredit bringen könnten.
Professionalität
Relocately wird:
Beschaffungsstrategien nutzen, um unethische Praktiken aus der Lieferkette zu entfernen;
sicherstellen, dass Beschlussfassungen in der Beschaffung negative Auswirkungen auf die Menschenrechte und die Umwelt minimieren, während versucht wird, den Wert und die Servicequalität zu maximieren;
ethische Richtlinien und Verfahren einführen, die regelmäßig überwacht und aktualisiert werden, und die Einhaltung sicherstellen;
die Schulung und Weiterbildung aller Mitarbeiter, die an der Beschaffung, Lieferantenauswahl und Lieferantenmanagement beteiligt sind, auf professionelle Standards anordnen;
in allen Geschäftsaktivitäten die gebotene Sorgfalt praktizieren.
Rechenschaftspflicht
Die Führungskräfte von Relocately werden:
Rechenschaftspflicht akzeptieren und Eigentum an der Geschäftsethik übernehmen;
eine Kultur des Führens durch Beispiel fördern;
Schritte unternehmen, um unethische Praktiken zu verhindern, zu melden und zu beheben;
eine sichere Umgebung für die Meldung von unethischen Praktiken bereitstellen.
Relocately verpflichtet sich, mit unseren Lieferanten zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass die in unserer Beschaffungspolitik und den Standards festgelegten Prinzipien eingehalten werden und dass der Verhaltenskodex für Lieferanten von allen unseren Lieferanten und soweit möglich in der gesamten Lieferkette beachtet wird.
Verhaltenskodex für Lieferanten
1 Einführung
1.1 Der Verhaltenskodex für Lieferanten legt unsere Erwartungen an die Lieferanten allgemein in Bezug auf Geschäftspraktiken und speziell im Hinblick auf folgende Punkte fest:
ethische Beschaffungs- und Personalpraktiken einschließlich Vielfalt und Inklusion;
Prävention von Finanzkriminalität;
Umweltverantwortung;
Daten- und Informationsschutz;
Gesundheit und Sicherheit.
1.2 Relocately beschafft Dienstleistungen von einer großen Anzahl von Lieferanten international und erkennt an, dass jeder Lieferant eigene Standards und Ambitionen für die oben genannten Punkte haben kann. Wir erwarten von allen unseren Lieferanten, dass sie die in den Gesetzen, Verordnungen und guten Branchenpraktiken festgelegten Anforderungen erfüllen und darauf achten, dass auch ihre Lieferanten dasselbe tun.
1.3 Zusammengefasst legt die Beschaffungspolitik und der Verhaltenskodex für Lieferanten die Verpflichtungen von Relocately und die Erwartungen fest, die wir an unsere Lieferanten haben, sowie die Ergebnisse, die wir durch die Zusammenarbeit erzielen wollen. Keine Organisation, die unsere Werte teilt, sollte von einer Zusammenarbeit mit Relocately ausgeschlossen werden. Durch die Zusammenarbeit in unseren Lieferketten werden wir Nachhaltigkeit und langfristige positive Auswirkungen auf die globale Gemeinschaft fördern und ermöglichen.
1.4 Die Beschaffungspolitik und der Verhaltenskodex für Lieferanten werden regelmäßig (mindestens jährlich) überprüft und bei Bedarf überarbeitet, um sicherzustellen, dass dieses Dokument uns hilft, ein nachhaltigeres Unternehmen zu werden und kontinuierliche Verbesserungen für unsere Kunden, unsere Interessengruppen und die Gemeinschaften, in denen wir tätig sind, zu liefern.
1.5 Änderungen am Verhaltenskodex für Lieferanten werden von Zeit zu Zeit allen Lieferanten mitgeteilt, und alle Lieferanten sind verpflichtet, die neuen Anforderungen, die für ihr Geschäft relevant sind, so schnell wie möglich zu erfüllen.
2 Allgemeine Anforderungen
2.1 Allgemeine Anforderungen für alle Lieferanten
2.1.1 Relocately erwartet von seinen Lieferanten, dass sie sich ethisch verhalten, hohe Standards für unternehmerisches Verhalten anwenden und alle relevanten Gesetze vollumfänglich einhalten.
2.1.2 Relocately hat einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber unangemessenem Geschäftsverhalten jeglicher Art und alle unsere Lieferanten sind verpflichtet, zu bestätigen, dass ihre Geschäftspraktiken die in diesem Verhaltenskodex für Lieferanten festgelegten Standards mindestens erfüllen.
2.2 Allgemeine Anforderungen für potenzielle Lieferanten
2.2.1 Potenzielle Lieferanten müssen alle Daten, Verhandlungen und Fortschritte bei Ausschreibungen vor Vertragsabschluss streng vertraulich behandeln und müssen auf unsere Anfrage hin einen detaillierteren Non-Disclosure-Vertrag unterzeichnen.
2.2.2 Vor dem Eingehen eines Vertrags führt Relocately eine Due Diligence bei jedem Lieferanten durch, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und die Eignung des Lieferanten zu bewerten, um unseren geschäftlichen Bedürfnissen gerecht zu werden. Lieferanten müssen vollständig und umgehend mit Due-Diligence-Anfragen kooperieren. Lieferanten müssen möglicherweise, nach Ermessen von Relocately und wo es als angemessen erachtet wird, bei Vertragsabschluss oder bei Ausschreibungen Ausstiegspläne, Notfallpläne, Pläne zur Fortführung des Geschäfts und/oder andere ähnliche Dokumente teilen, damit das Unternehmen entsprechend planen und potenzielle zukünftige Probleme abmildern kann.
2.2.3 Alle Aktivitäten zwischen Relocately und potenziellen Lieferanten werden mit Integrität durchgeführt. Verträge werden auf der Grundlage von Verdiensten vergeben. Gastfreundschaft oder andere Anreize, die darauf abzielen, eine Entscheidung zu beeinflussen oder zu belohnen, dürfen unseren Mitarbeitern oder anderen Personen, die mit Relocately verbunden sind, nicht angeboten werden.
2.3 Allgemeine Anforderungen für derzeitige Lieferanten
2.3.1 Wenn Relocately einen Vertrag mit einem Lieferanten eingeht, wird die Beziehung durch vereinbarte Bedingungen und Konditionen geregelt. Darüber hinaus muss der Lieferant die Anforderungen dieses Verhaltenskodex für Lieferanten nur insoweit einhalten, als solche Anforderungen:
noch nicht ausdrücklich im Vertrag zwischen uns vereinbart wurden; und
für den Lieferanten und/oder die bereitgestellten Dienstleistungen relevant sind, unter Berücksichtigung aller Umstände.
2.3.2 Es wird empfohlen, dass die Richtlinien und Verfahren der Lieferanten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass Änderungen der Vorschriften, Technologien und besten Praktiken in der Branche erfasst werden, sowie Änderungen innerhalb der Organisation. Regelmäßige Überprüfungen gewährleisten, dass eine solide Governance gefördert und gefestigt wird, die kontinuierliche Verbesserungen demonstriert.
3 Ethische Beschaffung – Personalpraktiken
3.1 Lieferanten müssen die Menschenrechte ihrer Mitarbeiter, anderen Personen und lokalen Gemeinschaften respektieren und alle relevanten Gesetze in Bezug auf Menschenrechte einhalten.
3.2 Lieferanten müssen angemessene Maßnahmen ergreifen, um moderne Sklaverei in all ihren Formen, einschließlich Sklaverei, Zwangsarbeit, Zwangsund Pflichtarbeit sowie Menschenhandel, sowohl von Erwachsenen als auch von Kindern, zu identifizieren und zu beseitigen, wobei alle Formen darin der Entziehung der Freiheit einer Person durch eine andere zum Zweck der Ausbeutung gemeinsam haben.
3.3 Lieferanten müssen geeignete Verfahren zur Sorgfaltspflicht umsetzen und Schulungen anbieten, um das Risiko und/oder tatsächliche Fälle von moderner Sklaverei zu erkennen.
3.4 Lieferanten müssen alle Schritte dokumentieren, die unternommen wurden, um moderne Sklaverei zu bekämpfen, und auf Anfrage einen Bericht an Relocately vorlegen, in dem alle umgesetzten Richtlinien und Verfahren, einschließlich der durchgeführten Due Diligence, identifizierten Risiko Bereiche, wie Risiken gemindert wurden, Schulungen angeboten wurden und die Konsequenzen für Dritte bei Nichteinhaltung aufgeführt sind.
3.5 Alle Lieferanten müssen sicherstellen, dass innerhalb ihrer eigenen Organisation und in der gesamten Lieferkette:
keine Kinderarbeit eingesetzt wird und die relevanten Gesetze in Bezug auf das Mindestarbeitsalter strikt eingehalten werden;
keine Zwangsarbeit in irgendeiner Form eingesetzt wird und die Arbeitskräfte der Lieferanten nicht verpflichtet werden, Papiere oder Kautionen bei Arbeitsbeginn zu hinterlegen;
körperliche Misshandlung, die Androhung körperlicher Misshandlung, sexuelle oder andere Belästigungen und verbale Misshandlung oder andere Formen von Einschüchterung oder unmenschlichen Praktiken nicht stattfinden, sei es als Teil eines Disziplinarverfahrens oder anderweitig, und verboten sind.
3.6 Relocately hat sich einer Gleichbehandlungsrichtlinie in unseren Beschäftigungspraktiken verpflichtet, um sicherzustellen, dass kein Stellenbewerber, Mitarbeiter oder andere Person diskriminiert oder unfair behandelt wird aufgrund von Geschlecht oder Familienstand, Rasse (einschließlich Hautfarbe, Kasten, Nationalität oder ethnische Herkunft), Behinderung, Religion, Alter, sexueller Orientierung, Gewerkschaftszugehörigkeit, politischer Zugehörigkeit, der Zugehörigkeit zu einer geschützten Klasse gemäß dem internationalen Menschenrecht oder anderen Bedingungen, die nicht durch relevante Gesetze gerechtfertigt sind oder für die Ausübung des Jobs relevant sind.
3.7 Relocately hat sich verpflichtet, einen integrativen Arbeitsplatz zu schaffen, in dem Individuen unabhängig von Geschlecht, Rasse (einschließlich Hautfarbe, Kasten, Nationalität oder ethnische Herkunft), Behinderung, Religion, Alter und sexueller Orientierung sie selbst sein können. Daher ermutigen wir unsere Lieferanten, sich zu denselben Prinzipien zu verpflichten und sie zu ermutigen, Richtlinien zu haben, um die Vielfalt innerhalb ihrer eigenen Organisationen und Lieferketten zu fördern.
3.8 Alle Arbeitsbedingungen und -fristen müssen der Belegschaft auf eine Weise klar gemacht werden, die von dieser Belegschaft leicht verstanden werden kann. Der Lieferant muss sicherstellen, dass:
Löhne der Mitarbeiter die relevanten Gesetze in Bezug auf den Mindestlohn einhalten und dass mindestens der Mindestlohn oder der marktübliche Lohn (je nachdem, welcher höher ist) gezahlt wird;
jeder Mitarbeiter alle unter geltendem Recht vorgesehenen Vorteile erhält und keine nicht normativen Abzüge von den Löhnen vorgenommen werden;
die Beschäftigungsbedingungen von jungen Arbeitnehmern den Standards der Internationalen Arbeitsorganisation, den OECD-Leitlinien für multinationale Unternehmen und den geltenden Gesetzen entsprechen;
die geltenden Gesetze in Bezug auf die Arbeitszeit und die maximalen Arbeitsstunden, die von einem Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum geleistet werden dürfen, eingehalten werden, und sämtliche Überstunden auf freiwilliger Basis und auf einem vertretbaren Niveau erfolgen;
alle Mitarbeiter, ob lokal oder migrantisch, das Recht und die Möglichkeit haben, die Beschäftigung zu verlassen, wenn sie dies wünschen; und
Verpflichtungen gegenüber Mitarbeitern, die sich aus regulärer Beschäftigung ergeben, dürfen nicht durch den Einsatz von Arbeitsvertragsarbeit, Subunternehmen oder Heimarbeit oder durch Ausbildungsprogramme, bei denen keine ernsthafte Absicht besteht, Fähigkeiten zu vermitteln oder reguläre Beschäftigung bereitzustellen, umgangen werden, noch dürfen solche Verpflichtungen durch übermäßigen Einsatz von befristeten Arbeitsverträgen umgangen werden.
3.9 Lieferanten müssen den Arbeitnehmern klare, faire und einheitlich angewandte Disziplinarmaßnahmen und Beschwerdeverfahren bieten.
3.10 Lieferanten müssen die Rechte der Arbeitnehmer anerkennen, Gewerkschaften zu gründen oder ihnen beizutreten, die frei und ohne Behinderungen zusammentreffen können, und kollektiv zu verhandeln. Lieferanten sollten eine offene Haltung gegenüber den Aktivitäten von Gewerkschaften einnehmen und, wenn es nicht praktikabel ist, dass Gewerkschaften tätig werden, andere Formen der Assoziation wie Betriebsräte anerkennen.
3.11 Schulungen, einschließlich derjenigen, die gesetzlich vorgeschrieben sind und branchenspezifische Schulungen (ob obligatorisch oder als beste Praxis), müssen von den Lieferanten ihren Angestellten angeboten werden, und regelmäßige Auffrischungsschulungen müssen zeitnah angeboten werden.
3.12 Lieferanten müssen ausreichende Nachweise auf Anfrage von Relocately bereitstellen, dass sie geeignete Verfahren zur Verwaltung aller arbeitsbezogenen Probleme innerhalb ihrer Lieferkette umgesetzt haben, um sicherzustellen, dass sie die geltenden Gesetze und diesen Verhaltenskodex einhalten.
3.13 Lieferanten müssen durch die Transparenz der Lieferkette beweisen, dass Menschen ethisch und gesetzmäßig behandelt werden und dass Waren fair gehandelt werden und die in diesem Verhaltenskodex festgelegten Umweltziele erfüllt werden.
4 Prävention von Finanzkriminalität
4.1 In diesem Abschnitt umfasst Finanzkriminalität Bestechung, Korruption, Geldwäsche, terroristische Finanzierung, Steuerhinterziehung und das Versäumnis, die kriminelle Erleichterung der Steuerhinterziehung zu verhindern.
4.2 Lieferanten müssen alle geltenden Gesetze in Bezug auf Finanzkriminalität einhalten und dürfen nichts tun oder unterlassen, was Relocately in Verletzung solcher geltenden Gesetze bringen würde.
4.3 In Bezug auf Maßnahmen gegen Bestechung und Korruption müssen die Lieferanten eine geeignete Richtlinie und Verfahren implementieren, die es den Arbeitnehmern verbieten,:
jedwelche Art von Bestechung zu bieten, zu geben, zu verlangen oder zu empfangen (einschließlich der Durchführung von Erleichterungszahlungen oder der Bestechung von öffentlichen Amtsträgern), egal ob zum Nutzen des Lieferanten oder zum Nutzen des Arbeitnehmers, eines Familienmitglieds des Arbeitnehmers, von Freunden, Bekannten oder Verwandten;
Geschenke oder Gastfreundschaft zu nutzen, um betrügerische oder andere unrechtmäßige Handlungen zu induzieren oder um einen persönlichen oder geschäftlichen Vorteil zu sichern;
die Nutzung von Sponsoring- oder Werbeverträgen zu missbrauchen, um unzulässigen Einfluss auszuüben; oder ungeprüfte oder unzulässige Spenden für wohltätige Zwecke oder politische Spenden jeglicher Art.
4.4 In Bezug auf Maßnahmen gegen Geldwäsche und zur Terrorismusbekämpfung müssen Lieferanten eine geeignete Richtlinie und Verfahren implementieren, die:
den legitimen Ursprung von Waren und Dienstleistungen innerhalb ihrer Lieferkette verifizieren; und
die Identität und die legitime Natur der Unternehmen, mit denen der Lieferant Verträge abschließt, verifizieren.
4.5 In Bezug auf Steuerhinterziehung müssen Lieferanten eine Steuerstrategie entwickeln, die eine Bereitschaft zeigt, den richtigen Betrag an Steuern am richtigen Ort zur richtigen Zeit zu zahlen.
4.6 In Bezug auf Maßnahmen zur Verhinderung der kriminellen Erleichterung der Steuerhinterziehung müssen Lieferanten eine geeignete Richtlinie und Verfahren implementieren, die:
regelmäßig die Möglichkeiten, Motive und Mittel innerhalb ihres Unternehmens für die kriminelle Erleichterung der Steuerhinterziehung bewerten;
angemessene präventive Maßnahmen umsetzen, indem sie Verfahren entwickeln, die geeignet sind, die identifizierten Risiken zu mindern; und
die Erwartungen des Managements effektiv kommunizieren, dass die Einhaltung solcher Richtlinien und Verfahren obligatorisch ist und dass das Unternehmen einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber jeglichen Verstößen hat.
4.7 Im Rahmen der Prävention, Identifikation und Erkennung von Finanzkriminalitätsproblemen müssen Lieferanten verpflichtende Schulungen für Arbeitnehmer, angemessene Aufsicht, regelmäßige Risikobewertungen, angemessene Due Diligence und Verfahrensaudits implementieren.
4.8 Lieferanten müssen die Arbeitnehmer ermutigen, alle Geschäftsaktivitäten, die gegen die Finanzkriminalitätsrichtlinien des Lieferanten verstoßen, unverzüglich einem geeigneten Vorgesetzten zu melden, und Disziplinarmaßnahmen für jeden Arbeitnehmer umsetzen, der sich nicht an solche Richtlinien hält.
4.9 Lieferanten müssen sicherstellen, dass die Arbeitnehmer keine negativen Konsequenzen für die Meldung unter den Finanzkriminalitätsrichtlinien, das Whistleblowing oder das Verweigern von Bestechung erfahren, selbst wenn sich diese Verweigerung nachteilig auf das Geschäft des Lieferanten auswirken kann.
4.10 Der Lieferant muss ausreichende detaillierte Aufzeichnungen führen, die sich auf die Identifikation und Prävention von Finanzkriminalität beziehen, und Relocately unverzüglich benachrichtigen, nachdem ihm eine Instanz oder ein Verdacht auf Finanzkriminalität, die mit der Geschäftsbeziehung zwischen Relocately und dem Lieferanten verbunden ist, bekannt geworden ist.
5 Umweltverantwortung
5.1 Lieferanten müssen alle relevanten Gesetze in Bezug auf die Umwelt einhalten und ihr Geschäft auf umweltverantwortliche Weise betreiben.
5.2 Lieferanten müssen einen proaktiven Ansatz verfolgen, um mit Relocately zusammenzuarbeiten, um unsere Umweltbelastung zu reduzieren.
5.3 Lieferanten müssen:
Praktiken annehmen und Systeme nutzen, die den Ressourcenverbrauch minimieren, z.B. Wassereffizienz, Energieeffizienz;
sicherstellen, dass sie und ihre Lieferanten umweltfreundliche Arbeitspraktiken, Werkzeuge und Ausrüstungen, Verbrauchsmaterialien und Ersatzteile, wo immer möglich, verwenden;
wo praktikabel sicherstellen, dass alle Verbrauchsmaterialien aus einer nachhaltigen oder recycelten Quelle stammen;
dafür sorgen, dass Einrichtungen oder Vorkehrungen vorhanden sind, entweder direkt oder über ihre Lieferanten, um sicherzustellen, dass wir verwendete Verpackungen zum Recycling, zur Wiederverwendung oder zur umweltfreundlichen Entsorgung zurückgeben können; und
dafür sorgen, dass gefährlicher oder giftiger Abfall, der erzeugt wird, ordnungsgemäß identifiziert und von lizenzierten und kompetenten Stellen über autorisierte und/oder lizenzierte Verfahren entsorgt wird.
5.4 Lieferanten müssen eine schriftliche Umwelt-/Nachhaltigkeitsrichtlinie haben, die der Größe und Art ihres Betriebs angemessen ist und die darauf abzielt, die schwerwiegenden Umwelt- und Gesundheitsauswirkungen ihrer Betriebsabläufe zu verhindern, zu mindern und zu kontrollieren. Diese Richtlinie wird:
jährlich überprüft;
von der Geschäftsführung unterzeichnet und datiert; und
auf Anfrage Relocately zur Verfügung gestellt.
5.5 Lieferanten müssen jährliche Überprüfungen und Audits ihrer Umweltleistung und der Umweltleistung ihrer Lieferanten durchführen und alle Ergebnisse sowie alle erforderlichen Maßnahmen oder Verbesserungen der Prozesse oder Verfahren, die zur Verringerung negativer Umweltverhältnisse benötigt werden, festhalten. Solche Aufzeichnungen müssen Relocately auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.
5.6 Lieferanten müssen uns einen leitenden Manager innerhalb ihrer Organisation benennen, der die Gesamtverantwortung für die Umweltleistung des Lieferanten hat.
5.7 Lieferanten müssen ein effektives internes Umweltmanagementprogramm haben, mit ausreichend geschultem Personal, das für die Kontrolle der Umweltauswirkungen verantwortlich ist und die Daten zu wichtigen Umweltindikatoren sammelt und kommuniziert.
6 Datenschutz und Informationssicherheit
6.1 Lieferanten müssen alle relevanten Gesetze in Bezug auf den Datenschutz einhalten und dürfen nichts tun oder unterlassen, was Relocately in Verletzung solcher relevanten Gesetze bringen würde.
6.2 Soweit der Lieferant persönliche Daten im Auftrag von Relocately verarbeitet, wird er dies nur in Übereinstimmung mit den in Anlage 1 festgelegten Bedingungen tun.
7 Gesundheits- und Sicherheitskodex
7.1 Relocately erkennt unsere Verantwortung gemäß den geltenden Gesetzen an und akzeptiert sie, um hohe Standards für Gesundheit, Sicherheit und Wohlergehen für alle sicherzustellen, die direkt beschäftigt oder beauftragt sind, zu arbeiten.
7.2 Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz liegt in der Verantwortung eines leitenden Mitglieds der Geschäftsführung des Lieferanten.
Definitionen und Auslegung
In dieser Beschaffungspolitik & im Verhaltenskodex für Lieferanten haben die folgenden Wörter die folgenden Bedeutungen:
Relocately oder „wir“ : Eine oder mehrere Einheiten, die unsere Organisation bilden, und jede andere Einheit, die von Relocately besessen oder kontrolliert wird.
Vertrag : Eine oder mehrere Einheiten, die unsere Organisation bilden, und jede andere Einheit, die von Relocately besessen oder kontrolliert wird.
Datenschutzrecht : Relevante Gesetze, die für den Datenschutz, die Verarbeitung personenbezogener Daten und den Datenschutz weltweit von Zeit zu Zeit gelten, einschließlich der DSGVO und des Datenschutzgesetzes von 2018.
DSGVO : Die Allgemeinen Datenschutzverordnungen ((EU) 2016/679) und Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter, betroffene Person, personenbezogene Daten, verarbeiten/verarbeitet/verarbeitet, Verletzung personenbezogener Daten, Datenschutzbeauftragter erhalten die Bedeutung, die jeder dieser Begriffe in der DSGVO zugewiesen ist.
Verarbeitungsbekanntgabe : Informationen, die einem Betroffenen zur Verfügung gestellt werden müssen, wenn personenbezogene Daten von oder in Bezug auf diesen Betroffenen erfasst wurden, wie in den Artikeln 13 und 14 der DSGVO oder einer ähnlichen Anforderung nach dem Datenschutzrecht dargelegt.
Relevantes Gesetz : In jeder Gerichtsbarkeit, in der Icon oder der Lieferant Dienstleistungen erbringt, anwendbar: (a) gemeinsames Recht; (b) Fallrecht; (c) Gesetze, Verordnungen, Statuten, gesetzliche Instrumente, Vorschriften, Verordnungen oder untergeordnete Gesetze; und (d) bindende gesetzliche, branchen- oder andere berufsregelnde Vorschriften, Regeln, Leitlinien, Vorschriften, Verfahrensanweisungen, Instrumente und Bestimmungen.
Dienstleistungen : Die im Rahmen des Vertrags bereitgestellten Dienstleistungen.
Lieferant : Die Person, das Unternehmen oder die Einheit, die Waren oder Dienstleistungen an den Kunden und/oder Relocately liefert oder liefern möchte.
Anlage 1 - Definitionen zum Datenschutz
Ereignis eines Datenverlusts: jedes Ereignis, das zu unbefugtem Zugriff auf personenbezogene Daten führt oder führen kann, die der Lieferant im Rahmen des Vertrags speichert, und/oder tatsächlich oder potenziell zu einem Verlust oder einer Zerstörung personenbezogener Daten führt, die gegen den Vertrag verstoßen, einschließlich eines Vorfalls personenbezogener Daten.
Datenschutz-Folgenabschätzung: eine Bewertung durch Relocately der Auswirkungen der geplanten Verarbeitung auf den Schutz personenbezogener Daten.
Antrag auf Zugang zu personenbezogenen Daten: ein Antrag von oder im Namen eines Betroffenen zur Ausübung der ihm nach dem Datenschutzrecht gewährten Rechte auf Zugang zu seinen personenbezogenen Daten.
Personenbezogene Datenaufzeichnung bedeutet die Aufzeichnung des Gegenstands und der Dauer der Verarbeitung, der Art und des Zwecks der Verarbeitung, der Art der personenbezogenen Daten und der Kategorien der betroffenen Personen.
Schutzmaßnahmen: geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, zu denen gehören können: Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten, Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Widerstandsfähigkeit von Systemen und Dienstleistungen, Sicherstellung der zeitnahen Wiederherstellung von Verfügbarkeit und Zugang zu personenbezogenen Daten nach einem Vorfall und regelmäßige Bewertung und Prüfung der Wirksamkeit solcher Maßnahmen.
Unterauftragsverarbeiter bedeutet jede dritte Partei, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Lieferanten im Zusammenhang mit dem Vertrag beauftragt ist.
Datenschutz
Die Parteien erkennen an, dass der Lieferant personenbezogene Daten im Auftrag von Relocately im Zusammenhang mit den Dienstleistungen verarbeiten wird. Die einzige Verarbeitung, die der Lieferant durchführen darf, ist in der Personenbezogenen Datenaufzeichnung dargelegt und darf nicht vom Lieferanten festgelegt werden.
Der Lieferant muss Relocately unverzüglich benachrichtigen, wenn er der Meinung ist, dass eine der Anweisungen von Relocately gegen das Datenschutzrecht verstößt.
Der Lieferant muss Relocately alle angemessenen Hilfen bei der Vorbereitung einer Datenschutz-Folgenabschätzung vor Beginn der Verarbeitung leisten. Eine solche Unterstützung kann nach Ermessen von Relocately Folgendes umfassen:
systematische Beschreibung der geplanten Verarbeitungsoperationen und des Zwecks der Verarbeitung;
eine Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitungsoperationen im Hinblick auf die Dienstleistungen;
eine Bewertung der Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen; und
die geplanten Maßnahmen zur Bewältigung der Risiken, einschließlich Schutzmaßnahmen, Sicherheitsmaßnahmen und Mechanismen zur Gewährleistung des Schutzes der verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Der Lieferant muss in Bezug auf personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit seinen Verpflichtungen aus dem Vertrag verarbeitet werden:
solche personenbezogenen Daten nur gemäß dieser Anlage 1 verarbeiten, es sei denn, der Lieferant ist gesetzlich verpflichtet, dies anders zu tun. Wenn er dazu verpflichtet ist, muss der Lieferant Relocately umgehend vor der Verarbeitung der personenbezogenen Daten benachrichtigen, es sei denn, die Benachrichtigung ist durch das Datenschutzrecht verboten;
gewährleisten, dass er geeignete Schutzmaßnahmen getroffen hat, die von Relocately entsprechend überprüft und genehmigt wurden, um gegen ein Ereignis eines Datenverlusts geschützt zu sein, unter Berücksichtigung:
der Art der zu schützenden Daten;
der möglichen Schäden, die aus einem Ereignis eines Datenverlusts resultieren könnten; o dem Stand der technologischen Entwicklung; und
den Kosten für die Implementierung angemessener Maßnahmen.
Der Lieferant muss sicherstellen, dass:
das Personal des Lieferanten personenbezogene Daten nur gemäß dem Vertrag (insbesondere dieser Anlage 1) verarbeitet;
dass er alle angemessenen Schritte unternimmt, um die Zuverlässigkeit und Integrität der Mitarbeiter des Lieferanten, die Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben, sicherzustellen und gewährleistet, dass sie:
über die Pflichten des Lieferanten gemäß diesem Absatz informiert sind und sich an diese halten;
unterliegen angemessenen Vertraulichkeitsverpflichtungen des Lieferanten oder eines Unterauftragsverarbeiters;
über die vertrauliche Natur der personenbezogenen Daten informiert sind und diese nicht veröffentlicht, offengelegt oder Dritten gegenüber offenbaren, es sei denn, sie werden schriftlich von Relocately dazu aufgefordert oder dies ist anderweitig im Vertrag erlaubt;
ausreichend in der Nutzung, Handhabung, Schutz und Verwaltung personenbezogener Daten geschult wurden; und
keine personenbezogenen Daten außerhalb der EU übertragen, es sei denn, die vorherige schriftliche Zustimmung von Relocately wurde eingeholt und die folgenden Bedingungen erfüllt;
Relocately oder der Lieferant hat angemessene Schutzmaßnahmen in Bezug auf die Übertragung bereitgestellt, wie von Relocately bestimmt;
die betroffene Person hat durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe;
der Lieferant erfüllt seine Verpflichtungen gemäß dem Datenschutzrecht und gewährleistet ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten, die übertragen werden (oder, falls er nicht dazu verpflichtet ist, mit seiner besten Anstrengung Relocately bei der Erfüllung seiner Verpflichtungen zu unterstützen); und
der Lieferant erfüllt alle angemessenen Anweisungen, die ihm im Voraus von Relocately in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten mitgeteilt wurden;
auf schriftliche Anweisung von Relocately die personenbezogenen Daten (und alle Kopien davon) nach Beendigung des Vertrags löschen oder an Relocately zurückgeben, es sei denn, der Lieferant ist gesetzlich verpflichtet, die personenbezogenen Daten aufzubewahren.
Der Lieferant muss Relocately unverzüglich benachrichtigen, wenn er:
einen Antrag auf Zugang zu personenbezogenen Daten (oder einen vermeintlichen Antrag auf Zugang zu personenbezogenen Daten) erhält;
einen Antrag auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung personenbezogener Daten erhält;
eine andere Anfrage, Beschwerde oder Mitteilung im Zusammenhang mit den Verpflichtungen beider Parteien gemäß dem Datenschutzrecht erhält;
eine Mitteilung von einer Regulierungsbehörde bezüglich personenbezogener Daten erhält, die im Rahmen des Vertrags verarbeitet wurden;
einen Antrag von einer dritten Partei auf Offenlegung personenbezogener Daten erhält, bei dem die Einhaltung dieser Anfrage gesetzlich verlangt oder behauptet wird; oder von einem Verlust von Daten Kenntnis erlangt.
Der Lieferant muss vollständige und genaue Aufzeichnungen und Informationen führen, um die Einhaltung dieser Anlage 1 nachzuweisen.
Der Lieferant muss externe Prüfungen seiner Datenverarbeitungsaktivitäten durch Relocately oder den von Relocately benannten Prüfer zulassen.
Der Lieferant muss einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn dies vom Datenschutzrecht gefordert wird.
Bevor der Lieferant einem Unterauftragnehmer die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Vertrag erlaubt, muss er:
Relocately schriftlich über den beabsichtigten Unterauftragnehmer und die Verarbeitung benachrichtigen;
die schriftliche Zustimmung von Relocately einholen;
einen schriftlichen Vertrag mit dem Unterauftragnehmer abschließen, der die in dieser Anlage 1 festgelegten Bedingungen umsetzt, sodass sie für den Unterauftragnehmer gelten; und
Relocately alle Informationen über den Unterauftragnehmer bereitstellen, die Relocately angemessen anfordern kann.
Der Lieferant bleibt voll verantwortlich für alle Handlungen oder Unterlassungen eines Unterauftragnehmers.
Die Parteien vereinbaren, jegliche Leitlinien, die von der jeweiligen Regulierungsbehörde herausgegeben werden, zu beachten. Relocately kann mit nicht weniger als 30 Arbeitstagen Vorankündigung an den Lieferanten den Vertrag ändern, um sicherzustellen, dass er allen von der Informationskommissarsbehörde herausgegebenen Richtlinien entspricht.
