Nuestra Política de Adquisiciones
La Política de Adquisiciones y el Código de Conducta de Proveedores delinean la ética de Relocately, nuestras aspiraciones respecto a cómo opera nuestro negocio y las expectativas que tenemos de nuestros proveedores y socios. Es integral para nuestra estrategia empresarial y éxito que tengamos un impacto positivo al tratar con nuestros clientes, proveedores, empleados y la sociedad en general, donde y cuando realizamos negocios.
Como tal, la Política de Adquisiciones describe el compromiso de la empresa para asegurar que todas las actividades de adquisiciones realizadas por Relocately se lleven a cabo de manera honesta, competitiva, justa y transparente, y que los proveedores actuales sean gestionados de manera adecuada de forma continua.
Comprensión y compromiso
Relocately:
asegurará una comprensión constante de la ética empresarial en toda la organización en todos los niveles;
mejorará continuamente el conocimiento de todas las leyes y regulaciones relevantes en los países en los que la organización opera, ya sea directa o indirectamente;
se compromete a erradicar prácticas comerciales poco éticas, incluyendo soborno, fraude, corrupción y abusos a los derechos humanos, como la esclavitud moderna y el trabajo infantil.
Práctica ética
Relocately:
conductará todas las relaciones comerciales con respeto, honestidad e integridad, y evitará causar daño a otros como resultado de decisiones comerciales;
tratará a todas las partes interesadas de manera justa e imparcial, sin discriminación ni favoritismo;
evitará cualquier práctica comercial que pueda desprestigiar la profesión de adquisiciones.
Profesionalismo
Relocately:
utilizará estrategias de adquisiciones para eliminar prácticas poco éticas de la cadena de suministro;
asegurará que las decisiones de compras minimicen cualquier impacto negativo sobre los derechos humanos y el medio ambiente mientras se esfuerza por maximizar el valor y los niveles de servicio;
establecerá políticas y procedimientos éticos, que serán monitoreados y actualizados regularmente, y asegurará su cumplimiento;
mandatará la educación y capacitación de todo el personal involucrado en la búsqueda, selección de proveedores y gestión de proveedores a estándares profesionales;
practicará la debida diligencia en todas las actividades comerciales.
Responsabilidad
El liderazgo de Relocately:
aceptará la responsabilidad y se hará cargo de la ética empresarial;
fomentará una cultura de liderazgo mediante el ejemplo;
tomará medidas para prevenir, informar y remediar prácticas poco éticas;
proporcionará un entorno seguro para informar acerca de prácticas poco éticas.
Relocately está comprometido a trabajar con nuestros proveedores para asegurar que se cumplan los principios establecidos en nuestra Política de Adquisiciones y Estándar, y que el Código de Conducta de Proveedores sea respetado por todos nuestros proveedores y, en la medida de lo posible, a lo largo de la cadena de suministro.
Código de Conducta de Proveedores
1 Introducción
1.1 El Código de Conducta de Proveedores establece nuestras expectativas de los proveedores, generalmente en términos de prácticas comerciales, y específicamente en relación con:
prácticas éticas de suministro y relacionadas con las personas, incluyendo diversidad e inclusión;
prevención de delitos financieros;
responsabilidad ambiental;
protección de datos y seguridad de la información;
salud y seguridad.
1.2 Relocately adquiere servicios de un gran número de proveedores, a nivel internacional, y reconocemos que cada proveedor puede tener sus propios estándares y ambiciones para lo anterior. Esperamos que todos nuestros proveedores cumplan con los requisitos establecidos en la legislación, regulación y buenas prácticas de la industria, asegurándose de que sus proveedores hagan lo mismo.
1.3 En combinación, la Política de Adquisiciones y el Código de Conducta de Proveedores establecen los compromisos de Relocately y las expectativas que tenemos de nuestros proveedores, y los resultados que buscamos lograr al trabajar juntos. Ninguna organización que comparta nuestros valores debería ser excluida de trabajar con Relocately. Trabajando juntos a través de nuestras cadenas de suministro, alentaremos y facilitaremos la sostenibilidad y los impactos positivos a largo plazo en la comunidad global.
1.4 La Política de Adquisiciones y el Código de Conducta de Proveedores son revisados periódicamente (anualmente como mínimo), y se revisarán según sea necesario para garantizar que este documento nos ayude a convertirnos en un negocio más sostenible, proporcionando mejora continua para nuestros clientes, nuestros interesados y las comunidades en las que operamos.
1.5 Los cambios en el Código de Conducta de Proveedores se notificarán a todos los proveedores ocasionalmente y todos los proveedores deberán cumplir con los nuevos requisitos que sean relevantes para su negocio, tan pronto como sea posible.
2 Requisitos Generales
2.1 Requisitos generales para todos los proveedores
2.1.1 Relocately espera que sus proveedores se comporten éticamente, apliquen altos estándares de conducta corporativa y cumplan plenamente con todas las leyes relevantes.
2.1.2 Relocately tiene una política de tolerancia cero ante conductas comerciales impropias de cualquier tipo y se requiere que todos nuestros proveedores confirmen que sus prácticas comerciales cumplen con los estándares establecidos en este Código de Conducta de Proveedores, como mínimo.
2.2 Requisitos generales para proveedores potenciales
2.2.1 Los proveedores potenciales deberán mantener toda la información previa al contrato, negociaciones y progreso de ofertas estrictamente confidenciales y, a nuestra solicitud, firmar un acuerdo de no divulgación más detallado.
2.2.2 Antes de entrar en cualquier contrato, Relocately realiza una debida diligencia sobre cada proveedor para cumplir con las leyes pertinentes y evaluar la idoneidad del proveedor para satisfacer nuestras necesidades comerciales. Los proveedores deberán cooperar de manera plena y rápida con las consultas de la debida diligencia. Los proveedores podrán ser requeridos, a discreción de Relocately y donde se considere apropiado, compartir planes de salida, planes de continuidad de negocio, planes de recuperación ante desastres y/o otros documentos similares al entrar en contrato o al licitar, para que la empresa pueda planificar y mitigar adecuadamente los problemas potenciales futuros.
2.2.3 Todas las actividades entre Relocately y los proveedores potenciales se llevarán a cabo con integridad. Los contratos se otorgarán en función del mérito. No se deben ofrecer hospitalidad u otros incentivos que busquen alentar o recompensar una decisión a nuestros empleados o a cualquier otra persona asociada con Relocately.
2.3 Requisitos generales para proveedores actuales
2.3.1 Cuando Relocately celebra un contrato con un proveedor, la relación se regirá por los términos y condiciones acordados. Además, el proveedor deberá cumplir con los requisitos de este Código de Conducta de Proveedores solo en la medida en que dichos requisitos sean:
no estén ya expresamente acordados en el contrato entre nosotros; y
relevantes para el proveedor y/o los servicios que se están proporcionando, dado todas las circunstancias.
2.3.2 Se recomienda que las políticas y procedimientos de los proveedores se revisen regularmente para asegurar que se capturan cambios en regulaciones, tecnología y mejores prácticas de la industria, así como cambios dentro de la organización. La revisión regular asegurará que se fomente y se instale una buena gobernanza, lo que demostrará mejora continua.
3 Suministro Ético – prácticas relacionadas con las personas
3.1 Los proveedores deberán respetar los derechos humanos de sus empleados, otro personal y comunidades locales y deberán cumplir con todas las leyes pertinentes relacionadas con los derechos humanos.
3.2 Los proveedores deberán tomar las medidas adecuadas para identificar y erradicar la esclavitud moderna, en todas sus formas, incluyendo esclavitud, servidumbre, trabajo forzado y trata de personas, ya sea de adultos o niños, todas las cuales tienen en común la privación de la libertad de una persona por otra con el fin de explotarla para beneficio personal o comercial.
3.3 Los proveedores deberán implementar prácticas de debida diligencia adecuadas y proporcionar capacitación para identificar el riesgo de y/o instancias reales de esclavitud moderna.
3.4 Los proveedores deberán documentar todos los pasos dados para abordar la esclavitud moderna y deberán, a solicitud, proporcionar un informe a Relocately que establezca todas las políticas y procedimientos implementados, incluyendo la debida diligencia llevada a cabo, áreas de riesgo identificadas, cómo se han mitigado los riesgos, la capacitación proporcionada y las consecuencias para terceros por incumplimiento.
3.5 Todos los proveedores deberán garantizar que, dentro de sus propias organizaciones y a lo largo de la cadena de suministro:
no se utilice trabajo infantil y se cumpla estrictamente con la legislación pertinente relacionada con la edad mínima de trabajo;
no se utilice trabajo forzado, en ninguna forma, y los trabajadores de los proveedores no deberán ser obligados a depositar documentos o depósitos al comenzar a trabajar; y
no deberá ocurrir abuso físico, la amenaza de abuso físico, acoso sexual u otro tipo de acoso y abuso verbal u otras formas de intimidación o prácticas inhumanas, ya sea como parte de un proceso disciplinario o de alguna otra manera, y deberán estar prohibidas.
3.6 Relocately está comprometido con una política de igualdad de oportunidades en nuestras prácticas laborales para asegurar que ningún solicitante de empleo, empleado u otra persona sea discriminada o tratada de manera menos justa debido a su género o estado civil, raza (incluyendo color, castas, nacionalidad u origen étnico), discapacidad, religión, edad, orientación sexual, membresía en sindicatos, afiliación política, ser miembro de una clase protegida bajo la ley internacional de derechos humanos o cualquier otra condición no justificada en la ley pertinente o relevante para el desempeño del trabajo.
3.7 Relocately está comprometido a crear un lugar de trabajo inclusivo donde los individuos puedan ser ellos mismos, independientemente de su género, raza (incluyendo color, castas, nacionalidad u origen étnico), discapacidad, religión, edad y orientación sexual. Como tal, alentamos a nuestros proveedores a comprometerse con los mismos principios y los alentamos a tener políticas en marcha para promover la diversidad dentro de sus propias organizaciones y cadena de suministro.
3.8 Todos los términos y condiciones de empleo deben ser claros para la fuerza laboral de manera que sean fácilmente entendibles por dicha fuerza laboral. El proveedor deberá asegurar que:
los salarios de los empleados cumplan con la legislación pertinente sobre salario mínimo y que se pague a los trabajadores como mínimo el salario mínimo o el salario prevalente de la industria (cualquiera que sea mayor);
cada empleado reciba todos los beneficios bajo la legislación pertinente y no se realicen deducciones no estatutarias de los salarios;
los términos de empleo de los trabajadores jóvenes deben adherirse a los estándares de la Organización Internacional del Trabajo, las Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales y la legislación pertinente;
la legislación pertinente relacionada con el tiempo de trabajo y las horas máximas de trabajo permitidas que pueda llevar a cabo cualquier empleado durante cualquier período de tiempo, debe cumplirse, y cualquier trabajo extra deberá ser en base voluntaria y en niveles manejables;
todos los empleados, ya sean locales o migrantes, tienen el derecho y la capacidad de dejar el empleo cuando elijan; y
las obligaciones hacia los empleados directos bajo la legislación pertinente derivadas de un empleo regular no serán evitadas a través del uso de contratación solamente de mano de obra, subcontratación, o arreglos de trabajo en casa, o a través de esquemas de aprendizaje donde no haya intención real de impartir habilidades o proporcionar empleo regular, ni se evitarán tales obligaciones a través del uso excesivo de contratos de trabajo por tiempo fijo.
3.9 Los proveedores deben proporcionar a los trabajadores prácticas disciplinarias claras, justas y aplicadas uniformemente y procedimientos de quejas.
3.10 Los proveedores deberán reconocer los derechos de los trabajadores a formar o unirse a sindicatos que puedan reunirse libremente y negociar colectivamente. Los proveedores deberán adoptar una actitud abierta hacia las actividades de los sindicatos y donde no sea práctico para los sindicatos operar, reconocer otros medios de asociación, como Consejos de Trabajo.
3.11 La formación, incluyendo la requerida por la legislación pertinente y formación específica de la industria (ya sea obligatoria o mejor práctica) deberá ser proporcionada por los proveedores a sus trabajadores y se realizará capacitación refrescante regular de manera oportuna.
3.12 Los proveedores deberán proporcionar evidencia suficiente, de manera rápida a solicitud de Relocately, de que han implementado procedimientos adecuados para gestionar todos los problemas laborales dentro de su cadena de suministro para garantizar que cumplen con la legislación pertinente y este Código de Conducta.
3.13 Los proveedores deberán demostrar, a través de la transparencia de la cadena de suministro, que las personas son tratadas de manera ética y legal y que los bienes son comercializados de manera justa y cumplen con los objetivos ambientales detallados en este Código de Conducta.
4 Prevención de Delitos Financieros
4.1 En esta sección, los Delitos Financieros incluirán soborno, corrupción, lavado de dinero, financiamiento del terrorismo, evasión fiscal y el fracaso en prevenir la facilitación criminal de la evasión fiscal.
4.2 Los proveedores deberán cumplir con toda legislación relevante relacionada con Delitos Financieros y no deberán hacer u omitir hacer nada que cause que Relocately incumpla dicha legislación relevante.
4.3 Con respecto a medidas anti-soborno y anti-corrupción, los proveedores deberán establecer una política y procedimientos apropiados que prohíban a los trabajadores:
ofrecer, dar, solicitar o recibir un soborno en cualquier momento (incluyendo el hacer pagos de facilitación o el soborno de funcionarios públicos) ya sea para el beneficio del proveedor o para el beneficio del trabajador, un miembro de la familia del trabajador, amigos, asociados o conocidos;
el uso de un regalo o hospitalidad para inducir un fraude u otro acto ilícito para asegurar un beneficio personal o comercial;
el uso de acuerdos de patrocinio o publicidad para ejercer influencia indebida; o donaciones de caridad no aprobadas o no autorizadas o donaciones políticas de cualquier tipo.
4.4 Con respecto a medidas de prevención de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo, los proveedores deberán implementar una política y procedimientos apropiados que:
verifiquen el origen legítimo de bienes y servicios dentro de su cadena de suministro; y
verifiquen la identidad y la naturaleza legítima de los negocios con los que contrata el proveedor.
4.5 Con respecto a la evasión fiscal, los proveedores deben haber adoptado una estrategia fiscal que demuestre la voluntad de pagar la cantidad correcta de impuestos, en el lugar correcto en el momento correcto.
4.6 Con respecto a las medidas para prevenir la facilitación criminal de la evasión fiscal, los proveedores deberán implementar una política y procedimientos apropiados que:
evalúen regularmente la oportunidad, el motivo y los medios dentro de su negocio para la facilitación criminal de la evasión fiscal;
implementen medidas preventivas razonables desarrollando procedimientos que sean apropiados para mitigar los riesgos identificados; y
comuniquen eficazmente las expectativas de la dirección, que son las de que el cumplimiento de dicha política y procedimientos es obligatorio y que la empresa adopta un enfoque de tolerancia cero ante cualquier incumplimiento.
4.7 Como parte de la prevención, identificación y detección de problemas relacionados con Delitos Financieros, los proveedores deberán implementar capacitación obligatoria para los trabajadores, supervisión adecuada, evaluaciones regulares de riesgos, debida diligencia apropiada y auditorías de procedimientos.
4.8 Los proveedores deberán alentar a los trabajadores a informar de inmediato a un gerente senior apropiado si conocen o sospechan de alguna actividad comercial que esté en contravención de los procedimientos de Delitos Financieros del proveedor y deberán implementar acciones disciplinarias para cualquier trabajador que no cumpla con dichos procedimientos.
4.9 Los proveedores deberán asegurarse de que los trabajadores no sufran consecuencias adversas por hacer un informe bajo las políticas de Delitos Financieros, denunciando o negándose a pagar un soborno, incluso si tal negativa puede resultar en que el proveedor pierda negocios.
4.10 El proveedor deberá mantener registros suficientemente detallados relacionados con la identificación y prevención de Delitos Financieros y deberá notificar de inmediato a Relocately al enterarse de cualquier instancia o sospecha de instancia de Delito Financiero relacionado con la relación comercial entre Relocately y el proveedor.
5 Responsabilidad Ambiental
5.1 Los proveedores deberán cumplir con toda legislación relevante relacionada con el medio ambiente y deberán operar su negocio de manera ambientalmente responsable.
5.2 Los proveedores deberán adoptar un enfoque proactivo para trabajar con Relocately hacia la reducción de nuestro impacto ambiental.
5.3 Los proveedores deberán:
adoptar prácticas y utilizar sistemas que minimicen el uso de recursos, por ejemplo, eficiencia hídrica, eficiencia energética;
asegurarse de que ellos y sus proveedores utilicen prácticas laborales, herramientas y equipos, consumibles y piezas de recambio amigables con el medio ambiente, siempre que sea posible;
asegurarse, cuando sea práctico, que todos los consumibles provengan de una fuente sostenible o reciclada;
asegurarse de que existan instalaciones o arreglos, ya sea directamente o a través de sus proveedores, para garantizar que podamos devolver envases usados para su reciclaje, reutilización o eliminación amigable con el medio ambiente; y
asegurarse de que cualquier desecho peligroso o tóxico producido sea debidamente identificado y eliminado por organismos competentes y licenciados a través de medios autorizados y/o licenciados.
5.4 Los proveedores deberán tener una política ambiental/sostenibilidad por escrito apropiada para el tamaño y la naturaleza de su operación que aborde la prevención, mitigación y control de impactos ambientales y de salud graves derivados de sus operaciones. Esta política será:
revisada anualmente;
firmada y fechada por la alta dirección; y
proporcionada a Relocately a solicitud.
5.5 Los proveedores deberán realizar revisiones y auditorías anuales de su rendimiento ambiental y del rendimiento ambiental de sus proveedores y deberán mantener un registro de todos los hallazgos y cualquier acción correctiva o mejoras en procesos o procedimientos que se puedan realizar para reducir cualquier impacto ambiental negativo. Dichos registros deberán ser proporcionados a Relocately a solicitud.
5.6 Los proveedores deberán identificar y hacernos saber, un gerente senior dentro de su organización que tendrá la responsabilidad general por el rendimiento ambiental del proveedor.
5.7 Los proveedores deberán tener un programa de gestión ambiental interno efectivo, con personal adecuadamente capacitado, responsable del control del impacto ambiental y de recopilar y comunicar datos sobre indicadores ambientales clave.
6 Protección de Datos y Seguridad de la Información
6.1 Los proveedores deberán cumplir con toda legislación relevante relacionada con la protección de datos y no deberán hacer u omitir hacer nada que cause que Relocately incumpla dicha legislación relevante.
6.2 En la medida en que el proveedor procese datos personales en nombre de Relocately, lo hará únicamente de acuerdo con los términos establecidos en el Apéndice 1.
7 Código de Conducta de Salud y Seguridad
7.1 Relocately reconoce y acepta nuestras responsabilidades bajo la legislación relevante para asegurar y mantener altos estándares de salud, seguridad y bienestar para todos aquellos que son empleados directos o contratados para trabajar.
7.2 La Salud y Seguridad en el lugar de trabajo será responsabilidad de un miembro senior de la dirección del proveedor.
Definiciones e Interpretación
En esta Política de Adquisiciones y Código de Conducta de Proveedores, las siguientes palabras tendrán los siguientes significados:
Relocately o ‘nosotros’: Cualquiera de las entidades que componen nuestra organización, y cualquier otra entidad propiedad o controlada por Relocately
Contrato: Cualquiera de las entidades que componen nuestra organización, y cualquier otra entidad propiedad o controlada por Relocately
Ley de Protección de Datos: Ley relevante aplicable a la protección de datos, el procesamiento de datos personales y la privacidad en vigor en cualquier parte del mundo de vez en cuando, incluyendo RGPD y la Ley de Protección de Datos de 2018
RGPD: El Reglamento General de Protección de Datos ((UE) 2016/679) y Controlador, Procesador, Sujeto de Datos, Datos Personales, proceso/procesando/procesados, Incidente de Datos Personales, Oficial de Protección de Datos toma el significado dado a cada uno de estos términos en el RGPD
Notificación de Procesamiento: Información que se requiere proporcionar a un Sujeto de Datos donde se han recopilado datos personales de dicho Sujeto de Datos o se han obtenido en relación con dicho Sujeto de Datos, como se establece en los Artículos 13 y 14 del RGPD o cualquier requisito similar en virtud de la Ley de Protección de Datos
Ley relevante: En cualquier jurisdicción en la que Icon o el Proveedor brinde servicios, aplicable: (a) derecho consuetudinario; (b) jurisprudencia; (c) legislación, promulgación, estatuto, instrumento legal, regulación, ordenanza o legislación subordinada; y (d) regulaciones, reglas, códigos, guías, regulaciones, orientaciones, instrumentos y disposiciones de carácter estatutario, industrial u otras regulaciones profesionales vinculantes
Servicios: Los servicios proporcionados en virtud del Contrato
Proveedor: La persona, empresa o entidad que suministra, o desea suministrar, bienes o servicios al cliente y/o a Relocately
Apéndice 1 - Definiciones sobre Protección de Datos
Evento de Pérdida de Datos: cualquier evento que resulte, o pueda resultar, en acceso no autorizado a Datos Personales mantenidos por el Proveedor bajo el Contrato, y/o efectiva o potencial pérdida y/o destrucción de Datos Personales en incumplimiento del Contrato, incluyendo cualquier Incidente de Datos Personales.
Evaluación de Impacto sobre la Protección de Datos: una evaluación por parte de Relocately del impacto del Procesamiento previsto sobre la protección de Datos Personales.
Solicitud de Acceso del Sujeto de Datos: una solicitud realizada por, o en nombre de, un Sujeto de Datos de acuerdo con los derechos otorgados en virtud de la Ley de Protección de Datos para acceder a sus Datos Personales.
Registro de Datos Personales significa el registro que establece el objeto y la duración del Procesamiento, la naturaleza y el propósito del Procesamiento, el tipo de Datos Personales y categorías de Sujetos de Datos.
Medidas Protectivas: medidas técnicas y organizativas apropiadas que pueden incluir: seudonimización y cifrado de Datos Personales, asegurando la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de sistemas y servicios, asegurando que la disponibilidad y el acceso a Datos Personales se pueda restaurar de manera oportuna después de un incidente, y evaluando y evaluando regularmente la efectividad de tales medidas adoptadas por él.
Subprocesador significa cualquier tercero designado para procesar Datos Personales en nombre del Proveedor relacionadas con el Contrato.
Protección de Datos
Las Partes reconocen que el Proveedor estará procesando Datos Personales en nombre de Relocately en relación con los Servicios. El único procesamiento que el Proveedor está autorizado a realizar está detallado en el Registro de Datos Personales y no puede ser determinado por el Proveedor.
El Proveedor deberá notificar de inmediato a Relocately si considera que alguna de las instrucciones de Relocately infringe la Ley de Protección de Datos.
El Proveedor deberá proporcionar toda la asistencia razonable a Relocately en la preparación de cualquier Evaluación de Impacto sobre la Protección de Datos antes de comenzar cualquier procesamiento. Tal asistencia puede, a discreción de Relocately, incluir:
descripción sistemática de las operaciones de procesamiento previstas y el propósito del procesamiento;
una evaluación de la necesidad y proporcionalidad de las operaciones de procesamiento en relación con los Servicios;
una evaluación de los riesgos para los derechos y libertades de los Sujetos de Datos; y
las medidas previstas para abordar los riesgos, incluyendo salvaguardias, medidas de seguridad y mecanismos para garantizar la protección de los Datos Personales que se procesarán.
El Proveedor deberá, en relación con cualquier Datos Personales procesados en conexión con sus obligaciones bajo el Contrato:
procesar tales Datos Personales únicamente de acuerdo con este Apéndice 1, a menos que el Proveedor esté obligado a actuar de otra manera por Ley Relevante. Si se le requiere hacer esto, el Proveedor deberá notificar de inmediato a Relocately antes de procesar los Datos Personales, a menos que la notificación esté prohibida por la Ley Relevante;
asegurarse de que cuenta con Medidas Protectivas, que han sido revisadas y aprobadas por Relocately según corresponda para protegerse contra un Evento de Pérdida de Datos, habiendo tenido en cuenta:
la naturaleza de los datos a proteger;
el daño que podría resultar de un Evento de Pérdida de Datos; o estado de desarrollo tecnológico; y
el costo de implementar cualquier medida.
El Proveedor deberá asegurarse de que:
el personal del Proveedor no procese Datos Personales excepto de acuerdo con el Contrato (y en particular este Apéndice 1);
tome todas las medidas razonables para garantizar la fiabilidad e integridad de cualquier persona del Proveedor
personal que tenga acceso a los Datos Personales y asegurar que:
tengan conocimiento y cumplan con los deberes del Proveedor bajo este párrafo;
estén sujetos a compromisos de confidencialidad apropiados con el Proveedor o cualquier Subprocesador;
estén informados sobre la naturaleza confidencial de los Datos Personales y no publiquen, divulguen o divulguen ninguno de los Datos Personales a ninguna tercera parte a menos que se les haya indicado por escrito que lo hagan por Relocately o según lo permitido de otra manera por el Contrato; y
hayan recibido una capacitación adecuada en el uso, cuidado, protección y manejo de Datos Personales; y
no transfieran Datos Personales fuera de la UE a menos que se haya obtenido el consentimiento previo por escrito de Relocately y se cumplan las siguientes condiciones:
Relocately o el Proveedor ha proporcionado salvaguardias apropiadas en relación con la transferencia según lo determinado por Relocately;
el Sujeto de Datos tiene derechos exigibles y recursos legales efectivos;
el Proveedor cumple con sus obligaciones en virtud de la Ley de Protección de Datos al proporcionar un
nivel adecuado de protección a cualquier Datos Personales que se transfieran (o, si no está obligado a ello, utiliza su mejor esfuerzo para ayudar a Relocately a cumplir con sus obligaciones); yel Proveedor cumple con cualquier instrucción razonable que se le notifique con antelación por Relocately
con respecto al procesamiento de los Datos Personales;por dirección escrita de Relocately, borrar o devolver los Datos Personales (y cualquier copia de los mismos) a Relocately al finalizar el Contrato a menos que el Proveedor esté obligado por la Ley Relevante a conservar los Datos Personales.
El Proveedor deberá notificar de inmediato a Relocately si:
recibe una Solicitud de Acceso del Sujeto de Datos (o una supuesta Solicitud de Acceso del Sujeto de Datos);
recibe una solicitud para rectificar, bloquear o borrar cualquier Datos Personales;
recibe cualquier otra solicitud, queja o comunicación relacionada con las obligaciones de cualquiera de las Partes bajo la Ley de Protección de Datos;
recibe cualquier comunicación de cualquier autoridad reguladora en relación con Datos Personales procesados bajo el Contrato;
recibe una solicitud de cualquier tercera parte para la divulgación de Datos Personales donde se requiere el cumplimiento de dicha solicitud o se pretende requerir por la Ley Relevante; o • se entera de un Evento de Pérdida de Datos.
El Proveedor deberá mantener registros e información completos y precisos para demostrar su cumplimiento con este Apéndice 1.
El Proveedor deberá permitir auditorías de su actividad de Procesamiento de Datos por parte de Relocately o el auditor designado por Relocately.
El Proveedor deberá designar a un Oficial de Protección de Datos si lo requiere la Ley de Protección de Datos.
Antes de permitir que cualquier Subcontratista procese cualquier Datos Personales relacionados con el Contrato, el Proveedor debe:
notificar por escrito a Relocately sobre el Subcontratista y el procesamiento previsto;
obtener el consentimiento por escrito de Relocately;
firmar un acuerdo escrito con el Subcontratista que dé efecto a los términos establecidos en este Apéndice 1 de modo que se apliquen al Subcontratista; y
proporcionar a Relocately la información que Relocately pueda razonablemente requerir acerca del Subcontratista.
El Proveedor seguirá siendo plenamente responsable de todos los actos u omisiones de cualquier Subcontratista.
Las Partes acuerdan tener en cuenta cualquier guía emitida por la respectiva autoridad reguladora. Relocately podrá, con no menos de 30 Días Laborales de aviso al Proveedor, enmendar el Contrato para garantizar que cumpla con cualquier guía emitida por la Oficina del Comisionado de Información.
